FÜR NEUGRÜNDUNGEN

Du eröffnest bald, und alles passiert gleichzeitig.

Ich sortiere mit dir, was vor der Eröffnung entschieden sein muss, und baue die Abläufe so auf, dass dein Team am ersten Tag damit arbeiten kann. Für Restaurants, Bars und Cafés in Hamburg und Umgebung.

Der Bauantrag hängt immer noch.

Bis Freitag soll ich sagen, wie viele Steckdosen hinter den Tresen kommen.

Schon wieder ruft jemand an und will mir ein Kassensystem verkaufen.

Ich brauche ein Steuerbüro.

Was war nochmal der Hebesatz?

Wie machen wir das mit dem Trinkgeld bei Kartenzahlung?

Und was ist mit GEMA?

Sollten wir einen Mittagstisch anbieten?

Was ist eigentlich ein HACCP-Konzept?

Das halbe Team fehlt noch.

Und ich muss den Schichtplan für die erste Woche schreiben.

Apropos Eröffnung: das Soft Opening. Die Presse müsste längst Bescheid wissen.

Warum meldet sich der Küchenbauer nicht zurück?

DER ZUSTAND

Das ist keine schlechte Planung, das ist eine ganz normale Eröffnung.

Bei Werkzeugen nehmt ihr, was die Vorgängerin hatte, was schick aussieht oder was am billigsten war, und merkt im dritten Monat, dass das Werkzeug nicht zu eurer Arbeitsweise passt.

In den ersten Wochen fällt das nicht auf. Der Laden ist voll und das Team ist hoch motiviert. Erst wenn der erste Schwung nachlässt, zeigt sich, was in der Eile nur mündlich verabredet wurde und seitdem jeden Tag Kraft kostet.

Was jetzt nebenbei entschieden wird, gilt in einem Jahr noch.

Läuft euer Betrieb schon? Hier lang

WARUM VORHER

Was die Anfangsenergie noch trägt, wird sechs Monate später zur Belastung.

WAS ICH ÜBERNEHME

Was vor der Eröffnung festgelegt wird

Du hast dich nicht selbständig gemacht, um Kassensysteme zu vergleichen. Bei allem, was neben Konzept und Karte liegt, sorge ich dafür, dass du schnell zu einer guten Entscheidung kommst, und zwar zu einer, die zu eurem Laden passt.

Ich arbeite an denselben sechs Feldern wie bei einem laufenden Betrieb, nur legen wir hier fest, statt aufzuräumen. Dazu der Fahrplan bis zur Eröffnung, also welche Entscheidung in welcher Woche fällig ist und was voneinander abhängt.

  • Bestellprozesse und Warenannahme, Belegfluss zur Steuerberatung, Trinkgeldverteilung, Kalkulation.

    Vor der Eröffnung sind noch keine Gewohnheiten da, die jemand ändern müsste. Wir legen fest, wer was bestellt und wie die Ware angenommen wird, wie die Belege ins Steuerbüro kommen und wie das Trinkgeld verteilt wird, bevor das erste Trinkgeld per Karte kommt. Am Ende steht dann zum Beispiel ein Bestellweg, den auch jemand anderes als du bedienen kann, oder eine Zahl, an der du ab der ersten Woche siehst, ob der Umsatz reicht.

  • Wiki, Rezepturen, Öffnen und Schließen, Einarbeitung der ersten Leute, Zuständigkeiten.

    Das Wiki entsteht, bevor der Laden läuft, und genau das ist der Vorteil: Was entschieden wird, wird gleich aufgeschrieben, statt ein halbes Jahr später mühsam aus den Köpfen geholt zu werden. Dabei trennen wir, was jemand in der ersten Schicht können muss und was er nachschlagen darf. Am Ende steht zum Beispiel ein Wiki, in dem Rezepturen und Zuständigkeiten am ersten Tag schon stehen, oder ein Einarbeitungsplan für die erste Woche.

  • Schichtmodell, Stationen, Service-Standards, Entscheidungsspielräume, Dienstplan für die erste Woche.

    Im Mittelpunkt steht das Schichtmodell: wie viele Leute pro Schicht arbeiten, wer welche Station hat und bis wann der Dienstplan steht. Dazu legen wir fest, was jemand im Service selbst entscheiden darf, ohne zu fragen, zum Beispiel bei einer Beschwerde. Herauskommen kann etwa ein Schichtmodell, das zur erwarteten Auslastung passt, oder Service-Standards, die das Team beim Probelauf schon einmal geübt hat.

  • Führungsformate, feste Termine im Team, Rollen und Zuständigkeiten, Leute halten, deine Rolle als Leitung.

    Führen heißt im Alltag vor allem zu wissen, welche Termine feststehen und wie du mit deinen Leuten im Gespräch bleibst, bevor etwas passiert. Wir sehen uns gemeinsam an, welche Formate überhaupt infrage kommen, welche Basics zu eurem Betrieb und zu den einzelnen Rollen passen und was dazu beiträgt, dass gute Leute bleiben. Daraus bauen wir die Strukturen, mit denen du dein Team selbst führst, auch wenn du diese Rolle vorher nicht hattest, zum Beispiel einen festen Rhythmus für Teamtermine oder einen Leitfaden für die Gespräche in der Probezeit.

  • Kassensystem, Reservierung, Dienstplan-Werkzeug, Buchhaltung, Google-Profil.

    Kasse, Reservierung, Dienstplan und Buchhaltung wählen wir aus, statt aufzuräumen. Wir gehen von eurer Arbeitsweise aus und nicht von dem Werkzeug, das gerade überall empfohlen wird, und achten darauf, dass die Systeme miteinander reden, zum Beispiel die Kasse mit der Buchhaltung. Jetzt kostet eine Entscheidung noch nichts, ein halbes Jahr später kostet jeder Wechsel Wochen. Das Einrichten könnt ihr dazubuchen oder selbst übernehmen.

  • Anfragen und Angebote, Kalkulation von Veranstaltungen, Ablaufplanung.

    Bei vielen Neugründungen kommt das erst später. Wenn Veranstaltungen von Anfang an Teil des Konzepts sind, legen wir fest, wie eine Anfrage bei euch durchläuft und wie kalkuliert wird, bevor die erste Anfrage kommt. Dazu gehören Vorlagen für Angebot und Kalkulation, mit denen du vor der Zusage weißt, ob sich eine Veranstaltung rechnet, und die so gestaltet sind, dass sie auch bei euren Gästen gut ankommen und nicht wie eine Tabelle aussehen.

DAS ANGEBOT

Vier Schritte bis zum ersten Monat

  • Wir spielen den Betrieb durch, bevor er öffnet

    Wie läuft ein voller Tag bei euch? Wer nimmt die Bestellung auf, wer bringt sie an den Tisch, woher wissen wir, was nachbestellt werden muss, und wer bestellt? Wir gehen die Wege einmal im Kopf durch, bevor sie in der Realität falsch liegen.

    Alles, was dabei offen bleibt, kommt auf eine Liste, sortiert danach, was wovon abhängt und bis wann die Entscheidung fallen muss. Aus dieser Liste entsteht der Fahrplan bis zur Eröffnung.

  • Wir legen fest, was später jeden Tag Zeit kostet

    In diesem Schritt entstehen die Strukturen, mit denen ihr später arbeitet: Zuständigkeiten im Team, die Wege, auf denen Informationen weitergegeben werden, die Werkzeuge und der Aufbau von Backoffice und Verwaltung. Jede Entscheidung schreibe ich mit ihrer Begründung auf, damit ihr später nachvollziehen könnt, warum etwas so geregelt ist, und die Regel ohne mich ändern könnt.

    Dazu gehört die eine Rechnung, die vorher wirklich zählt, nämlich wie viele Gäste pro Tag nötig sind, damit sich der Laden trägt, und ob so viele überhaupt in den Raum passen. An ihr hängen Öffnungszeiten und Personalplan.

  • Das Team probt, bevor der erste Gast kommt

    In den Tagen vor der Eröffnung gehen wir die festgelegten Abläufe mit den Leuten durch, die dann wirklich da sind, einmal vom Öffnen bis zum Schließen und einmal unter Last. Ich bin dabei und achte darauf, wo jemand nachfragen muss oder wo eine Information zwischen zwei Bereichen hängen bleibt.

    Was sich als unpraktisch zeigt, ändern wir sofort, solange das noch nichts kostet. Die angepassten Abläufe schreibe ich so auf, dass neue Leute sie später nachlesen können.

  • Nach drei, vier Wochen sehe ich nach

    Wenn sich der Alltag eingespielt hat, kommen wir noch einmal zusammen und schauen, welche Strukturen das Team benutzt und welche es umgeht. Ein Umweg zeigt meistens, dass eine Regel nicht zu dem Betrieb passt, wie er tatsächlich läuft, und selten, dass sich jemand nicht daran hält.

    Wo nötig, ändern wir die Regel, solange das noch leicht geht, und ich halte fest, wie euer Betrieb in den ersten Wochen tatsächlich arbeitet.

Über die ganze Zeit halte ich nach, was wann dran ist und was voneinander abhängt, und sage dir, was diese Woche eine Entscheidung von dir braucht.

WAS BLEIBT

Am ersten Tag bist du Gastgeberin und nicht Feuerwehr

Die ersten Tage sind so oder so Stress und Aufregung, daran ändert auch die beste Struktur nichts. Was wir vorher festgelegt haben, nimmt dir in dieser Zeit die Fragen ab, die schon beantwortet sind, und lässt dir den Kopf für deine Gäste.

Das Strukturkonzept

Schichtmodell, Backoffice, Werkzeuge, Aufbau des Wikis und die Einarbeitung, schriftlich und begründet.

Der Fahrplan bis zur Eröffnung

Was in welcher Woche fällig ist, was voneinander abhängt und wo eine Entscheidung von dir gebraucht wird.

Die aufgebauten Strukturen

Wiki mit ersten Inhalten, eingerichtete Werkzeuge, verschriftlichte Abläufe, Material für die Einarbeitung. Nur wenn ihr das Einrichten dazubucht.

Wer von außen was macht

Eine Übersicht über die Beteiligten, wer wofür zuständig ist und wann wer gebraucht wird.

Die Abläufe nach dem Probelauf

Was festgelegt und beim Probelauf angepasst wurde, so aufgeschrieben, dass das Team es später nachlesen kann.

Ein Bild vom Ausgangszustand

Wie euer Betrieb in den ersten Wochen tatsächlich arbeitet. Ein halbes Jahr später seht ihr daran, was sich bewährt hat und wo ihr nachsteuern wollt.

VORLAUF UND PREIS

Am besten drei Monate vor der Eröffnung

  • Vorlauf: Drei Monate sind ein guter Vorlauf, weil die Entscheidungen voneinander abhängen. Die Stellenausschreibung wartet auf das Schichtmodell, die Einarbeitung darauf, dass die Abläufe überhaupt entschieden sind. Mit Förderung braucht ihr mehr Vorlauf, weil der Antrag vor dem Start gestellt wird. Wenn deine Eröffnung näher liegt, melde dich gerne trotzdem, dann wird der Zuschnitt kleiner.

    Was den Preis bestimmt: Wie viel schon entschieden ist und wie viele Bereiche ihr mit mir aufsetzen wollt.

    Zusätzlich buchbar: Das Einrichten selbst, also Kasse konfigurieren, Wiki füllen und Team schulen, nach Aufwand. Dazu einzelne Themen, die nicht jeder Betrieb braucht: Sparring zum Betriebskonzept, der Standort aus Betriebssicht, Förder-Navigation.

Anders als bei einem laufenden Betrieb steht dein Datum schon fest. Offen ist nur, wie lange vorher ich dazukomme.

Die ganze Vorbereitung, ab 1.900 €. Alle sechs Felder, der Fahrplan und die vier Schritte bis zum ersten Monat. →

Ein einzelnes Thema, ab 540 €. Wenn bei euch nur eine Sache offen ist, die digitalen Systeme zum Beispiel oder Führungsformate. →

Beide Zuschnitte können gefördert werden.

Was zu euch passt, klären wir im Erstgespräch.

Und wenn ihr ein halbes Jahr offen habt?

Dann steht ein Betrieb, an dem sich etwas ablesen lässt, und die Frage gehört nicht mehr zur Neugründung. Wir sehen uns an, was von dem Festgelegten benutzt wird und was bleiben soll, mit demselben Zuschnitt wie bei einem laufenden Betrieb.

Der ganze Betrieb

BAFA-FÖRDERUNG

50 bis 80 %

der Beratungskosten zurück

Beratungen wie diese können über das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle gefördert werden, seit Juli 2026 stehe ich dort auf der Beraterliste. Antragsberechtigt seid ihr ab der Gewerbeanmeldung, nicht erst ab der Eröffnung. →

WARUM VON AUSSEN

Warum nicht einfach selbst, nebenbei?

Im Prinzip schon, und vieles wisst ihr auch selbst. Vier Gründe, warum das vor einer Eröffnung trotzdem selten nebenbei gelingt.

Ich weiß, was später wehtut

Ich kenne die Entscheidungen, die vorher klein aussehen und ein Jahr später jeden Tag Zeit kosten. Ihr trefft sie gerade zum ersten Mal.

Ihr habt gerade anderes zu tun

Vor der Eröffnung laufen Bau, Behörden, Personalsuche und Lieferanten gleichzeitig.

Ich frage nach

Von außen frage ich nach, warum etwas so geregelt werden soll, und manchmal zeigt sich dabei, dass zwei von euch etwas anderes meinen.

Ich rede euch nicht ins Konzept

Karte, Küche, Drinks und Einrichtung sind eure Sache, dafür habt ihr angefangen. Bauantrag, Konzession, Finanzierung und Steuer kommen auch nicht von mir, aber ich sage euch, wen ihr dafür braucht.

Wie ich in einen Betrieb hineinschaue und wo meine Arbeit aufhört

WARUM ICH

Ich kenne die Gastronomie aus neun Jahren eigener Arbeit, vom Service bis zur Leitung.

Dazu kommen über zehn Jahre Projektmanagement, davon acht in Agenturen, und ein Soziologiestudium. Aus dem Projektmanagement weiß ich, wie man ein Vorhaben aufsetzt und zu Ende bringt, und aus der Soziologie, warum Abläufe und Zuständigkeiten so entstehen, wie sie entstehen, auch wenn sie nie jemand so geplant hat. →

FRAGEN

Was du wahrscheinlich noch wissen willst

Wenn deine Frage nicht dabei ist, schreib mir einfach. Ich antworte innerhalb von zwei Werktagen.

  • Dich kostet das einige halbe Tage über die Wochen verteilt, in einer Phase, in der du ohnehin jeden Tag entscheidest. Die Termine liegen dort, wo die Entscheidung ansteht, und nicht nach Kalender. Sobald das Team steht, probt es die Abläufe vor der Eröffnung mit.

  • Dann ist die Lage anders, weil schon Abläufe da sind, die jemand anders gebaut hat. Meistens ist das eher ein Fall für das Angebot für bestehende Betriebe, manchmal eine Mischung. Sag im Erstgespräch, was du übernimmst.

  • Ja, und der Zuschnitt wird entsprechend kleiner. Bei fünf Leuten hängt mehr an einzelnen Personen, nicht weniger.

  • Für die Arbeit kein Problem, die Termine wandern mit.

  • Ja. Wenn nur der Dienstplan oder nur die Kasse geklärt werden soll, läuft das als einzelnes Thema mit eigenem Preis, ab 540 €.

  • Der Schwerpunkt liegt in Hamburg und im Umland, also auch Schleswig-Holstein und der Bereich südlich der Elbe. Weiter weg geht, dann kommen Anfahrt und gegebenenfalls Übernachtung dazu, und wir klären vorher, wie viel davon vor Ort passieren muss.